Quando ho iniziato la mia vita da libera professionista, un grosso scoglio che mi sono trovata davanti è stato quello legato all’organizzazione da dare ai miei nuovi impegni, la gestione di tempi diversamente distribuiti rispetto al lavoro da dipendente.

Non appena mi si è chiarito il problema, ho cercato subito un supporto, qualche consiglio utile per poter migliorare il mio stile organizzativo ed essere più efficiente.

Tra i vari spunti trovati qua e là, un buon aiuto mi è arrivato dall’aver incrociato il sito My Zen Manager, e così ho scoperto una nuova professione, molto ma molto utile: ce ne parla quindi l’ospite di questa Bussola.

Benvenuta! Parlaci un po’ di te

Ciao! Sono Carolina, un’organizzatrice seriale d’ispirazione orientale.

Qualche anno fa ho spento trenta candeline, ho un marito, due figlie, due cagnoline, una gatta, pratico meditazione fin da bambina, i libri sono la mia droga e un viaggio è il regalo più prezioso che possa ricevere.

Il mio motto è “L’organizzazione rende liberi”.
Nata con un inesauribile desiderio di libertà e pace interiore, considero l’organizzazione il miglior strumento che mi permette di non sprecare energia, non sentirmi schiava di un tempo che corre fuori dal mio controllo, raggiungere i miei obiettivi e vivere la vita che desidero, in equilibrio tra pianificazione e improvvisazione sempre bilanciando il lavoro e la vita privata.

Ci racconti bene bene che lavoro fai?

Sono una consulente specializzata nell’aiutare le donne a sentirsi libere imparando l’arte dell’organizzazione.

Hai presente quando dici: “Vorrei, ma non ho tempo…”?! Ecco, puoi chiamare me.

Ti aiuto a trovare il tempo dove pensi che non ci sia e mettere in ordine nelle attività quotidiane per riuscire a fare tutto nel rispetto di te stessa e del tuo equilibrio.
Per fare tutto questo ho messo a punto un programma che si chiama “My Zen Manager”.

“My Zen Manager” è il per-corso di consulenza personalizzato in cui fondo metodi e sistemi di gestione del tempo con insegnamenti d’ispirazione orientale zen affinché il risultato sia sostenibile, duraturo, rispettoso della propria natura e si adatti alle esigenze di ogni stile di vita.

È un per-corso perché non fornisco soluzioni preconfezionate, ma guido passo passo per far comprendere metodi e principi perché si possa poi procedere in autonomia. Parto sempre dall’ascolto e dall’analisi della situazione per poter dare consigli, mirati e personalizzati. Poi si fissano degli obiettivi che siano abbastanza sfidanti, ma che non stravolgano il proprio stile di vita e si pianifica un percorso per acquisire e adattare ogni metodo alla propria quotidianità.

Le fondamenta del mio metodo si ispirano fortemente alle filosofie orientali. Volendo semplificare potrei dire che Zen sta per: consapevolezza e capacità di concentrarsi su ogni “qui e ora”, sta per essenzialità e capacità di entrare in profonda relazione con la propria natura, sta per equilibrio e capacità di bilanciare in armonia ogni aspetto della propria vita.

Il mio intento è proprio quello di diffondere la conoscenza delle tecniche di organizzazione permettendo a ciascuno di applicarle con consapevolezza, rispettando se stessi, il proprio modo di essere e tutelando il proprio punto di equilibrio.

Ho scelto di utilizzare esclusivamente supporti tecnologici per fornire il mio servizio di consulenza (email, app e tool), questo mi permette di annullare ogni limite geografico e di rispettare e ottimizzare al massimo sia i tempi miei che della cliente.

Quali sono le problematiche per cui vieni più spesso contattata? Cosa ti chiedono le tue clienti?

Le mie clienti sono quasi esclusivamente donne, a volte mamme, sia libere professioniste che dipendenti.

Fondamentalmente i motivi per cui mi contattano potrei raggrupparli in due macro casistiche:

1. Hanno un’infinità di cose da gestire tra lavoro (magari anche più di uno), casa, marito, figli, animali, volontariato, attività fisica… e sono sempre stressate, in ansia, non riescono a fermarsi e non riescono mai a trovare del tempo per se stesse e di solito quest’ultimo è l’obiettivo principale perchè è la prima cosa a cui rinunciano mettendosi in fondo a tutto il resto.
Può essere che sentano semplicemente il bisogno di fare ordine nella quotidianità per recuperare anche solo per farsi un bel lungo bagno caldo in santa pace, oppure hanno la necessità di ritagliarsi del tempo per qualcosa di specifico (studiare per un concorso, dedicarsi a un hobby, allenarsi…).

2. Hanno giornate non particolarmente affollate, ma la tendenza a perdere molto tempo, procrastinare, girare a vuoto e la conseguenza è la frustrazione di non riuscire a portare avanti qualche progetto e il senso di colpa di avere del tempo, ma lasciarselo scivolare tra le mani.

Tra queste due macro opzioni ci sono tutte le sfumature di variazione possibile, ma si tratta sempre di aver bisogno di bilanciare lavoro e vita privata, migliorare i propri risultati e avere più tempo.

Come si svolge una consulenza tipo, con quali step?

In tutte le situazioni il mio ruolo è quello di accompagnare in una specie di viaggio verso la consapevolezza, prima, e verso l’acquisizione del proprio metodo organizzativo, dopo.

Lo faccio partendo da una consulenza preliminare, che ho definito SATORI dal termine giapponese che significa “rendersi conto”, durante la quale analizzo la situazione di partenza. La prima consulenza è importantissima per la cliente perchè finora tutte mi hanno detto che vedendo nero su bianco in modo chiaro e dettagliato come si organizzano e come possono organizzarsi meglio è già di grande aiuto e in molti casi succede che partono convinte di avere un tipo di difficoltà e invece scoprono che il problema è un po’ diverso da come pensavano. Ad esempio sono convinte di aver solo troppe cose da fare e di dover rinunciare a qualcosa e invece basterebbe che le stesse cose venissero fatte in un ordine inverso per ottenere un cambiamento.

Questa parte è fondamentale anche per me, che entro in punta di piedi nel mondo della persona che ho davanti, per poter aiutare in modo specifico, mirato, pratico e dettagliato, altrimenti rimarrebbero suggerimenti generici che potrebbero dare risultati superficiali o effimeri.

Elaboro tutte le informazioni che ho raccolto e preparo un report, una scheda con la mia analisi e le prime chiare e definite indicazioni su come sia meglio proseguire per migliorare uno o più aspetti organizzativi della propria quotidianità.

A quel punto la cliente può decidere in totale libertà se mettere in pratica i miei consigli da sola oppure se proseguire con un periodo di affiancamento che le permetta di mettere in pratica passo passo le strategie che le ho suggerito, sentendoci regolarmente e procedendo gradualmente seguendo un programma personalizzato che io mi preparo sulla base del risultato di SATORI e che adatto man mano che si raggiungono gli obiettivi.

Tutto si svolge esclusivamente da remoto attraverso la corrispondenza via mail con mie indicazioni o suggerimenti di applicazione di alcune tecniche e soprattutto esercizi pratici da fare su cui poi confrontarsi durante le consulenze telefoniche via Skype, Messenger, WhatsApp….in base a cosa si preferisce.

Salvo casi particolari, la frequenza delle call che consiglio è mensile, intervallate dalle mail, della durata di circa un’ora ciascuna per un periodo minimo di tre mesi, perchè ci tengo particolarmente che ci sia un tempo ragionevole che permetta di acquisire in modo sostenibile e duraturo ciò che viene trattato durante il per-corso per poter procedere in autonomia. A seconda poi della situazione o degli obiettivi che si intende raggiungere si può prolungare il periodo di affiancamento per tutto il tempo necessario.

Ogni consulenza è davvero un percorso unico che parte sempre dall’ascolto attento e dal profondo rispetto per le esigenze e abitudini di chi ho di fronte, per affiancare in modo discreto e dare solo suggerimenti che ritengo i più adatti e validi per ogni singolo caso.

Descrivi la tua giornata tipo (sempre che ce ne sia una!)

Non mi piace la monotonia: a volte pianifico in modo flessibile, ma dettagliato, altre lascio che tutto scorra assecondando l’ispirazione del momento.

Tendenzialmente sono organizzate in blocchi di tempo, fasce orarie più o meno ampie che dedico a una specifica attività.
Mi piace svegliarmi presto per dedicare del tempo tranquillo ai miei rituali mattutini: una colazione lenta, un libro, un TED, un po’ di meditazione o yoga, dipende. Poi faccio le principali pulizie veloci per uscire con la casa in ordine.

Dopo aver lasciato le bimbe a scuola, di solito mi dedico alla parte più operativa del lavoro che richiede più attenzione e concentrazione (consulenze, mail, amministrazione…) oppure vado ad aiutare i miei genitori. Il pomeriggio di solito è molto vario: figlie (giochi, compiti, attività extrascolastiche), allenamento e solite occupazioni per la famiglia. La sera dopo cena, il più delle volte, mi piace dedicarmi alla parte più “creativa” del mio lavoro (scrittura del blog, della newsletter, di nuovi progetti..) perché sono ispirata e tranquilla e poi chiudo sempre la giornata prendendomi qualche minuto per controllare la pianificazione e riordinare la scrivania.

Più che la giornata ho una “settimana tipo” perché una parte di ogni giorno è dedicato prevalentemente a un “argomento”. A grandi linee: il lunedì è per le attività più gestionali e amministrative, il martedì è per il marketing, il mercoledì è interamente ed esclusivamente dedicato alle consulenze, il giovedì è per la mia formazione specifica di aggiornamento, il venerdì è libero, faccio solo quello che mi va. Non mi dispiace lavorare la domenica per tenere vuoto un giorno in settimana, oppure lavorare intensamente in settimana per avere tutto il week-end completamente libero da dedicare alla famiglia e magari fare una bella gita.

Salvo naturalmente imprevisti o necessari cambi di programma in questo modo ho trovato il mio equilibrio e riesco a bilanciare bene lavoro, casa, famiglia e avere ogni giorno del tempo da dedicare a me stessa, ma potrei sempre cambiare, se necessario.

Che cosa ti piace di più del tuo lavoro?

Ogni volta che parlo del mio lavoro mi sento un po’ come una ragazzina innamorata con le farfalle nello stomaco.
Il mio lavoro è la perfetta intersezione tra ciò che mi appassiona e continua a incuriosirmi per saperne sempre di più, è qualcosa che mi viene naturale fare da sempre, e mi dà la meravigliosa sensazione di fare qualcosa di utile agli altri.

Oltre a questo, in particolare, amo:
1. La libertà. Sono pienamente responsabile di ogni mia scelta, posso decidere dove, quando e con chi lavorare, quali servizi offrire, come far crescere la mia attività.
2. L’empatia. Ho la preziosa possibilità di entrare in sintonia con le mie clienti, sentire le loro difficoltà come se fossero le mie e aiutarle a superarle. È una soddisfazione immensa che ripaga di ogni fatica. È come se vivessi tante vite in un continuo arricchimento reciproco.

Hai voglia di confessarci anche quello che ti piace di meno? O quello che cambieresti?

Quando si tratta di fare esclusivamente il mio lavoro non c’è nulla, al momento, che cambierei, ma per mandare avanti un’attività devi fare tue un insieme di competenze che vanno oltre la tua specifica formazione.
Oltre a seguire le clienti nei loro percorsi c’è la gestione del bilancio, la strategia marketing, la comunicazione social… Anche se ci sono altre figure professionali a cui posso fare riferimento, fa tutto parte del mio progetto e nulla può essere lasciato al caso.
È bene esserne consapevoli prima di buttarsi nella libera professione pensando che sia solo la passione per ciò che piace, o si sa fare bene, a bastare.

Da piccola, cosa rispondevi a chi ti chiedeva “cosa vuoi fare da grande?”

Ho sempre avuto uno spirito avventuroso, coraggioso e ribelle. Sognavo di girare il mondo e diventare archeologa stile “Indiana Jones”. Archeologia l’ho studiata all’università e mi sono “avventurata” in moltissime esperienze lavorative diverse con la gratificante sensazione di aver vissuto molte vite. Sul girare il mondo, beh sono un po’ indietro, ma c’è sempre tempo!

Come ti sei preparata per il tuo lavoro?

Dopo la maturità classica mi sono laureata in Beni Culturali.
Oltre al percorso professionale non ho mai smesso di dedicarmi al mio profondo interesse per la spiritualità, la filosofia orientale e la meditazione.

Appena maggiorenne ho iniziato a lavorare e non ho mai smesso, cambiando ogni volta che ne sentivo il bisogno per migliorare la mia qualità di vita.
Sono stata animatrice e coordinatrice di scuole estive, ho collaborato con la direzione di un museo, ho insegnato balli caraibici, ho lavorato come barista, commessa, assicuratrice e impiegata fino al 2014.

Già nel 2008, appena sposata, mentre ancora lavoravo come dipendente, ho iniziato ad interessarmi alla professione di “Event Planner” facendo un po’ di sana gavetta qua e là per capire se poteva esserci un futuro professionale. Ho iniziato a frequentare i primi corsi di formazione nel 2010, mentre diventavo mamma per la prima volta. Nel 2015, quando la secondo genita aveva due anni, ho aperto la mia attività come organizzatrice di eventi privati e aziendali, che si è poi naturalmente evoluta nel progetto a cui ora dedico tutta me stessa assecondando il mio più autentico modo di essere.

Quello che mi ha portata a dove sono ora è il farmi incessantemente domande per migliorare il mio essere “un’organizzatrice seriale d’ispirazione orientale”.
Mi chiedo sempre infatti: “Come posso fare questa cosa in meno tempo, con meno fatica, con migliori risulti?”, “Come posso riuscirci senza snaturarmi, rispettando me stessa, trovando il giusto equilibrio?” “Come posso raggiungere obiettivi e realizzare sogni tenendo conto delle mie priorità e del mio benessere?”.

Per trovare risposte a queste domande attingo ogni giorno all’immensa fonte di conoscenza fatta di libri e siti web e mi confronto con altre persone che praticano nel mio stesso campo.

Da ogni esperienza acquisisco metodi e strategie che adatto alle specifiche problematiche delle mie clienti facendo tesoro di tutto il mio bagaglio culturale, personale e professionale.

Quanto impegno hai messo nel progettare il tuo percorso professionale e quanto invece pensi abbia inciso la fortuna, il caso?

C’è una citazione che mi ripeto quando lo stress o la stanchezza che una gestione in proprio di un’attività a volte ti portano a sentire: “Se non ti alleni non meriti di vincere” di Andre Agassi.

Le difficoltà ci sono per tutti e la fortuna, così come la sfortuna, sono solo interpretazioni soggettive che dipendono da come reagiamo a ciò che continuamente ci accade.
Quando hai un progetto di vita o professionale valorizzare il proprio talento, seguire l’intuito, tenere a mente la propria visione è una fondamentale base di partenza, ma per ottenere un risultato e andare avanti ciò che faranno la differenza saranno sempre l’impegno, la costanza, la dedizione e la determinazione che metti ogni giorno nel coltivare le tue passioni e doti innate.

Anche per imparare a organizzarsi serve allenarsi, fare pratica, perché non esiste nessuna bacchetta magica né un unico metodo perfetto che vada per tutti, ma è importante provare e far pratica, non perché questa renda perfetti, non siamo robot, ma perché la ripetizione ci rende migliori e trasforma in abitudine qualcosa che inizialmente può sembrare impossibile.

Cosa diresti a chi sta pensando di fare da grande il tuo lavoro?

In questo mondo in continua e rapida evoluzione è importante restare umili, curiosi, appassionati e liberi di sperimentare, ampliare i propri orizzonti e valorizzare la propria unicità, senza lasciarsi fermare dalla paura.
Direi quello che direi a chiunque volesse fare questo o qualunque lavoro: “Non pensare mai di essere arrivati, fare sempre scelte consapevoli, e poi buttarsi con fiducia e coraggio senza arrendersi di fronte alle difficoltà”.

Oppure prenderei in prestito l’acronimo molto efficace che mi aveva insegnato la mia mentore: “YCDBSOYB : You Can’t Do Business Sitting on Your Butt!”.
Insomma, lavorare costa impegno e fatica e per quanto debba essere sostenibile ed equilibrato: c’è da darsi da fare!

Ti ringrazio per il tempo che ci hai dedicato!

Grazie a te Chiara, per avermi concesso questo spazio.

Se vuoi seguire Carolina, la trovi sul suo sito, su Instagram e su Facebook, dove gestisce sia la pagina che il gruppo My Zen Garden, a cui ti invito a unirti se vuoi avere spunti e confronto per rendere sempre più organizzata e libera la tua vita 😊 

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